La transformation numérique ne se fait pas du jour au lendemain. Bien que de nombreuses technologies prétendent soutenir le processus de transformation, il n'existe aucun moyen clair de les classer et de déterminer où dans les processus elles doivent être appliquées.Sans ces informations, même les entreprises ayant les meilleures intentions peuvent perdre beaucoup de temps et de ressources si elles appliquent des solutions de manière inefficace, empêchant une véritable transformation.
Dans un webinaire animé par Linda Ameur, Directrice Commerciale France chez ABBYY qui dispose de plus de 10 ans d’expérience en tant que Channel Manager et Account Manager sur le marché du Business Process Automation et Business Intelligence, l’entreprise s’est proposée de montrer comment vous pouvez utiliser la Process Intelligence d’ABBYY Timeline pour exploiter les données de vos systèmes informatiques afin d'obtenir une visibilité complète de vos processus, mettre en évidence les opportunités d'amélioration, les surveiller et assurer leur excellence continue.
Content Intelligence et Process Intelligence
Pour mieux mettre les éléments en contexte, elle a commencé par les expliquer.
Le principe de la Digital Intelligence est de pouvoir connaître dans le détail votre organisation. Plusieurs entreprises aujourd’hui ont en place des solutions de Business Intelligence ou de Reporting qui leur permettent d’exploiter la donnée structurée qui est mise à disposition dans les systèmes métiers.
Cependant, de nombreuses analyses ont identifié que plus de 60 à 70 % des données ou du contenu de l’entreprise est sous forme semie voire non structurée. Et c’est ici que la première brique de la Digital Intelligence intervient avec ce qu’on va appeler le Content Intelligence. Il s’agit de solutions fournies par ABBYY qui vont permettre d’aller extraire de ce contenu non structuré des données qui vont pouvoir être exploitables d’un point de vue opérationnel et stratégique dans l’organisation. Le contenu non structuré peut être sous de nombreuses formes, les plus connues sont les factures, les bons de commande, les fiches de paie ou encore des courriels qui arrivent de l’extérieur (partenaires, fournisseurs, clients) qui sont parfois entrés manuellement dans le système ponctuellement pour une ou plusieurs transactions bien précises.
Le Content Intelligence va permettre de faire plusieurs choses comme classifier ce contenu, extraire des données de ce contenu ou mettre en place des solutions de type NLP (Natural Language Processing) pour pouvoir s’orienter vers la compréhension de ce contenu.
Une fois qu’une entreprise a accès aux données, elle tente de mesurer les résultats notamment avec des dashboards à un point donné. Mais ici, la deuxième brique de la Data Intelligence tente de mettre les données dans un contexte de flow et donc de process ; il s’agit donc du Process Intelligence qui est le sujet du webinaire avec la solution ABBYY Timeline.
C’est la combinaison du Content et du Process Intelligence qui va définir ce qui est appelé Digital Intelligence.
Identifier les problèmes : par où commencer ?
Si la transformation numérique est l’une des priorités des entreprises depuis quelques années, certaines semblent ne pas savoir par où commencer.
Linda Ameur note que pour savoir où commencer dans une transformation numérique, il faudrait savoir d’où on part. S’appuyant sur des statistiques de l’AIIM (Association for Intelligence Information Management) qui indique que « moins d’une entreprise sur cinq déclare pouvoir : ‘comprendre, anticiper et redéfinir les expériences clients internes et externes’ », elle note que 80% des entreprises admettent être dans l’incapacité de définir en détail les expériences clients. C’est ici qu’ABBYY Timeline apporte une solution en donnant la possibilité de visualiser les Process, de les comprendre et de les mesurer de manière très détaillée.
Il est question de chercher à résoudre des problèmes dans un Process une fois que des « symptômes » sont identifiés :
- « People Driven Method » : c'est la méthode la plus utilisée. Comme son nom le suggère, il s'agit d'une approche basée sur des équipes qui seront mises en place, équipes souvent composées de plusieurs parties (chef de projet, Business Analyst, des utilisateurs, etc.). Cette approche est lente dans la mesure où il faut d’abord constituer l’équipe et ce sera très subjectif. De plus, s'il est possible de mettre en place une automatisation, une autre limite de cette méthode est la difficulté à monitorer ce changement sur le long terme.
- « Data Driven Method » : c'est celle qui est proposée par ABBYY Timeline et qui s'appuie sur les données. Cette méthodologie est beaucoup plus rapide puisque dès que les données sont chargées dans ABBYY Timeline, il y a un accès à la visualisation du processus dans le détail, à des analyses de performances clés en main. L'approche est donc objective puisqu’elle sera basée sur les données et non plus sur l’interprétation d’expériences de différents utilisateurs. Et, plus important encore, cette approche va s’inscrire dans la continuité.
ABBY Timeline
L’outil se décompose en plusieurs éléments :
- La découverte, c’est-à-dire la visualisation de ces Process de manière détaillée
- Des modules d’analyse qui vont permettre de mesurer la performance et les variations et les variations de ce Process. Des performances dans le temps et des performances sur le coût.
- La conformité, c’est-à-dire la capacité à faire de la supervision et à générer des alertes sur une transaction qui n’aurait pas respecté soit des législations (et donc des étapes par lesquelles il faut passer conformément aux règles auxquelles l’entreprise est soumise) mais également des protocoles internes avec des SLA qui ne seraient pas respectés.
- Et enfin vient la partie prédiction qui va permettre de définir la meilleure action à prendre en fonction du critère défini (par exemple de pouvoir réaliser des transactions en temps donné ou avec un coût imparti)
ABBYY Timeline se concentre sur les capacités d’analyse prédictive, la vérification de conformité et l’analyse des écarts, ce qui va permettre aux utilisateurs de continuer à monitorer leur transformation numérique et de mesurer l’impact de ces initiatives de numérisation.
Durant le webinaire, Linda Ameur a également évoqué deux cas clients concrets d'entreprises issues du monde de la finance (pour le premier cas) et des télécoms (pour le second). Elle a rappelé que le besoin de visualiser les processus n’est pas tributaire de l’industrie ou du département. L’industrie de la logistique est aussi bien concernée que le secteur du risque audit et conformité, des services ou même de la robotique. D'ailleurs, elle a fait une démonstration de l’utilisation d’ABBYY Timeline en choisissant le domaine de de l’assurance, en particulier le traitement de sinistre automobile.
Voir un enregistrement du webinaire « Process Intelligence – Une solution complète pour une véritable transformation des processus métier »